4 Cara Menjadi Pemimpin Rapat Yang Baik Dan Berkualitas

klinikabar.com, Cara Cerdas Memimpin Rapat Yang Baik Dan Berkualitas - Kecerdasan kita, antara lain dinilai dari pintar atau tidaknya saat kita memimpin rapat. Memimpin rapat, mau itu rapat RT apalagi rapat penting di kantor, tentu tidak bisa dilakukan dengan isi kepala blank. Karena Kita perlu punya persiapan dan kemampuan, terutama saat pengambilan keputusan penting yang menjadi target dari rapat tersebut.

Memimpin Rapat Yang Baik

Belum lagi, yang ada dihadapan anda bukan satu-dua orang saja, dan seringkali punya aspirasi yang berbeda pula. Tugas kita sebagai pemimpin rapat, bukan sekedar jadi "boss" di pertemuan kelompok tersebut, namun yang lebih penting, kita harus bisa mengendalikan suasana agar rapat bisa kondusif dan bisa mencapai target.

4 Cara Cerdas Memimpin Rapat Yang Baik Dan Berkualitas

1. Persiapkan Diri

Bila telah diberi delegasi memimpin rapat, pergunakan kesempatan untuk mempersiapkan diri. Poles diri, bila perlu lakukan riset dari topik diskusi rapat sebelumnya. Memimpin pertemuan itu memang gampang-gampang susah. Anda perlu tahu kapan harus berbicara, tahu kapan kita harus berhenti berbicara, dan beri kesempatan pada orang lain, juga bisa tegas memberi kesempatan pada setiap peserta untuk menyampaikan masing-masing aspirasinya.

2. Persiapkan Pertemuan

Sebelum merencanakan suatu pertemuan atau rapat, tentu dibutuhkan persiapan yang matang. Tidak hanya mempersiapkan diri sendiri, namun juga persiapkan materi yang akan disampaikan dan didiskusikan. Kemudian, persiapkan pula agenda mencakup informasi seputar rapat tersebut, semisal kapan diadakan, lokasi dan lainnya. jangan lupa, sebutkan pula apa yang akan dibahas, sehingga para peserta nantinya bisa melakukan persiapan. Dalam suatu perusahaan tentu sudah ada SOP tersebut dalam setiap kegiatan, termasuk dalam mempersiapkan suatu rapat atau meeting.

3. Buka Dengan Kata "Terima Kasih"

Buka rapat secara resmi. Dengan mengatakan kata "terima kasih" kepada peserta pertemuan karena telah hadir on-time, perlu digarisbawahi, selalu mulai pertemuan dengan tepat waktu. sampaikan durasi waktu agar rapat bisa berjalan dan berakhir tepat waktu pula. Jangan lupa untuk perkenalkan diri anda sebagai pemimpin, dan jelaskan secara singkat apa tujuan pertemuan tersebut. Sampaikan pula pada peserta untuk menjaga suasana rapat kondusif, tetap fokus pada topik bahasan.

4. Pastikan Jalur Diskusi Tetap Lurus

Untuk menjaga rapat tetap pada jalurnya dan tidak keluar dari topik, selalu cermati apa yang sedang kita atau orang lain sampaikan. Terapkan kebiasaan untuk tidak serta merta memotong pembicara. Angkat tangan, jangan langsung berbicara kecuali bila sudah dipersilahkan. Jika anda peserta lain menyampaikan hal yang d=sudah di luar topik, jangan segan untuk menghentikannya. Bila perlu, ingatkan peserta untuk berbicara sesuai topik.

Selain itu, anda harus belajar tegas, bukan berarti bertindak kasar, tapi dalam kata-kata yang baik, juga dengan kata "terima kasih'. Sebelum mengakhiri rapat, sampaikan kembali rangkuman dan kesimpulan rapat tersebut. Kemudian bila perlu, sampaikan apa yang akan dibahas pada rapat mendatang untuk membantu para peserta bisa bekerja berkesinambungan.

Untuk menutup rapat, jangan lupa menyampaikan terima kasih pada para peserta atas kesediaannya berpartisipasi, menjaga suasana rapat berkualitas dan kondusif. Untuk itu, beri kata-kata yang positif pada peserta ketika menutup pertemuan, misalnya pertemuan berjalan dengan sukses dan baik, atau lainnya.

Penutup

Pimpin rapat yang baik dan berkualitas, namun jangan sampai mendominasi. memimpin suatu pertemuan memang dibutuhkan ketegasan. Tegas namun tetap dalam keramahtamahan di dalamnya, dan itu cara terbaik, jangan lupa berdoa sebelum memulai dan mengakhiri rapat, karena itulah cara memimpin rapat yang baik.

Baca Juga Tips Sukses Melakukan Presentasi

Share this post